Élément clé du cycle de vente, la gestion des achats poursuit deux objectifs : la réduction des coûts fournisseurs pour accroître la marge du négoce d’une part et, d’autre part, la recherche du stock « juste” » au service de la satisfaction client. Suivi des commandes, réapprovisionnement des produits, relations fournisseurs, mise à jour des tarifs… Le logiciel ERP bâtiment joue définitivement un rôle important dans l’optimisation de la stratégie d’achats d’une entreprise.

Qu’est-ce qu’une bonne gestion des achats dans le négoce ? Comment l’optimiser ? Sur quelles fonctionnalités vous appuyer ? On vous dit tout dans cet article.

1. Qu’est-ce que la gestion des achats ?

Bois, acier, carrelage, matières premières… C’est l’ensemble des matériaux qui peuvent être concernés par une pénurie ainsi que par la fluctuation des prix d’achat. Dans un contexte parfois tendu en termes d’approvisionnement, il est encore plus important de prendre en compte tous les leviers de productivité existants pour les négoces de matériaux, et en particulier la gestion des achats. 

Elle consiste en effet à gérer l’ensemble du processus d’approvisionnement en matériaux, de la sélection des fournisseurs à la réception des marchandises dans le dépôt.

Négociation des prix et des conditions d’achats, passation et suivi de commandes, gestion des livraisons et des réceptions… La gestion des achats est une composante essentielle d’une bonne gestion de stocks, pour satisfaire vos clients en leur proposant une offre de produits de qualité et des matériaux disponibles. En tenant compte des tendances du marché, des attentes de votre clientèle fidèle et des besoins de votre entreprise, vous pérennisez une activité rentable.

La gestion des achats doit reposer sur l’utilisation de logiciels spécialisés qui permettent de suivre les commandes en temps réel, de surveiller l’évolution des coûts et d’optimiser l’ensemble de la supply chain. Les bénéfices sont nombreux : 

• La réduction des dépenses opérationnelles et d’approvisionnement grâce à l’automatisation et la rationalisation des tâches,
• L’atteinte d’un meilleur rapport qualité/prix grâce à un sourcing fournisseurs pointu et en continu dans le secteur de la distribution de matériaux,
• L’amélioration de la marge brute de l’entreprise,
• La collaboration plus étroite entre les différents services pour une coordination optimale sur le cycle de vente,
• Une plus grande productivité grâce à la centralisation des opérations (documents au bon endroit, gestion intégrée des achats, des commandes et des négociations, suivi des paiements…).

2. L’enjeu de la gestion des fournisseurs

On ne peut parler de gestion optimale des achats sans évoquer les relations fournisseurs. Dans une stratégie d’achat, la notion de partenariat avec vos fournisseurs est indispensable pour la rentabilité de votre négoce sur le long terme. 

Au-delà des négociations, il s’agit de construire des relations gagnant-gagnant solides avec ceux qui vous approvisionnent et de bénéficier de ces liens forts. Efforts d’innovation, certification des produits, qualité améliorée, tarifs avantageux, exclusivité de certains articles, délais courts d’approvisionnement… Il est très important d’entretenir de bonnes relations pour supprimer des contraintes inutiles et construire un modèle durable.

L’optimisation de la gestion des fournisseurs passe également par des outils avec un panel fonctionnel qui correspond aux actions qui régissent vos relations, par exemple : 

• La gestion des EDI standards directement avec le fournisseur, avec des statistiques et des déclaratifs mensuels échangés en direct avec le fournisseur,
• Le paramétrage d’un envoi automatique et mensuel de déclaratif des dérogations tarifaires (en PDF, CSV ou fichier EDI),
• Le paramétrage des informations envoyées dans les EDI (commandes express, commandes dépannage…),
• L’envoi de statistiques de vente aux fournisseurs sur une période déterminée.

3. Comment optimiser la gestion des achats ?

L’optimisation de la gestion des achats s’appuie avant tout sur une bonne connaissance de votre marché et de la multitude de références qui existent. La gestion du catalogue produits et de la base articles est un prérequis essentiel, tout comme la connaissance fine des besoins spécifiques de la clientèle de votre négoce.

Très liée à votre gestion de stock de matériaux, la gestion des achats doit reposer sur des méthodes précises d’approvisionnement pour être un levier de croissance. Cette étape cruciale consiste à déterminer combien de produits acheter, à quel moment, à quel prix et auprès de quels fournisseurs. L’objectif : éviter le surstock et/ou la rupture, qui peuvent avoir un impact financier important sur le négoce. L’ajustement de l’approvisionnement contribue donc fortement à la performance de l’entreprise. Voici quelques conseils à mettre en place :

Le classement ABC

Partez d’abord de vos articles et de vos fournisseurs. Le classement ABC est un outil efficace pour améliorer la gestion des achats (ainsi que les actions commerciales). C’est un indicateur qui permet de pointer les articles en forte ou basse rotation, et de prendre les bonnes décisions de stockage. 

Les produits sont classés en plusieurs catégories (A à C, A étant le plus haut niveau puisqu’il s’agit des produits à plus forte rotation donc à surveiller en priorité). Chaque catégorie dispose ensuite de son propre paramétrage dans votre logiciel de gestion, du chiffre d’affaires généré aux priorités d’inventaire et propositions de commandes.

Dans votre ERP, le classement ABC est une mine d’or d’informations, qui permet de mieux gérer et comprendre vos achats, tout en gardant un suivi sur la catégorisation de vos produits et de vos dépenses d’approvisionnement.

Le réapprovisionnement automatique

Suite logique du classement ABC, le réapprovisionnement automatique est un incontournable des stratégies omnicanales dans le négoce. La disponibilité des produits demeure un défi pour les entreprises qui œuvrent sur plusieurs canaux de vente : site e-commerce, magasin physique, application, vente terrain… 

En gestion des achats, le réapprovisionnement automatique permet de répondre à l’accélération du marché et à l’instantanéité des ventes. En fonction du paramétrage de vos produits, le logiciel s’occupe de passer automatiquement commandes pour que vos stocks soient toujours au plus juste.

La proposition et simulation de commandes

L’anticipation fait toute la différence dans une stratégie de gestion des achats. Dans le contexte actuel, les négoces ont tout intérêt à piloter leur stock avec agilité et en s’appuyant sur des méthodes prédictives pour éviter les difficultés d’approvisionnement. 

Dans un secteur spécifique qui a ses propres particularités métiers, assurez-vous que votre logiciel intègre des actions clés de proposition et simulation de commandes. Cette fonctionnalité doit prendre en compte l’ensemble de la chaîne :

• La présence effective de commandes clients ;
• La simulation de commandes avec les articles présélectionnés et la préconisation d’achat de produits qui permettent d’atteindre le franco de port ou le minimum de commande ;
• Le gestion du conditionnement (certains produits ne peuvent être commandés que par boîtes de 100 par exemple) ;
• Le taux de majoration du délai fournisseur ;
• Des alertes en cas de tarifs spéciaux à telle date ;
• La vérification de la pertinence des commandes en fonction des statistiques de vente, de la saisonnalité, des historiques de prix d’achat et de vente…

 

 

La mobilité dans le dépôt

Un outil de mobilité connecté à votre ERP permet de gérer en temps réel et de façon informatisée les diverses tâches liées à la gestion du dépôt : inventaires, étiquetages des produits, commandes fournisseurs, réceptions des marchandises, préparations des commandes… Grâce à cette fonctionnalité intégrée sur des terminaux portables confiés aux collaborateurs, les métiers du dépôt peuvent optimiser les arrivées dans le stock et mieux équilibrer les opérations. 

En pré-réception, l’utilisateur peut gérer plus efficacement les marchandises en attente de rangement et bloquer les sorties sur un emplacement spécifique. 

En cas d’intercession ou de commande groupée, le logiciel propose automatiquement la cession au moment de la réception des produits destinés à un autre dépôt ou à une vente spécifique. 

La mobilité permet aussi de concentrer les actions en évitant les déplacements inutiles, y compris pour générer des documents et les imprimer.

Pour faire face à d’éventuelles difficultés d’approvisionnement et répondre aux enjeux de l’omnicanalité dans le secteur du négoce, il devient critique de mettre en place des stratégies d’achat efficaces. La gestion des achats dans le négoce repose sur un ensemble de méthodes qui permettent au négociant d’anticiper et de piloter ses approvisionnements au service de la rentabilité de son activité. Ça veut aussi dire employer les bons outils et bénéficier d’un panel fonctionnel adapté à son marché, pour se différencier et optimiser sa gestion de stock.