L’ERP joue un rôle important pour l’entreprise, tant du point de vue de l’organisation que de sa rentabilité. Pour autant, le coût d’un ERP métier peut être impactant, du choix des fonctionnalités à sa mise en place. Faire le bon choix sur cet outil de gestion est donc primordial, d’autant plus qu’il équipera votre entreprise pendant plusieurs années. Alors, à quel coût s’attendre lorsque l’on met en place un ERP ? DL Négoce vous éclaire sur le sujet.
Définition de l’ERP 💻
Avant de rentrer dans le vif du sujet, revenons quelques instants sur la définition de l’ERP et faisons un focus sur l’ERP Métier. Le terme ERP signifie “Enterprise Resource Planning”, ou « Progiciel de Gestion Intégré » (PGI) en français. C’est un outil central de votre Système d’Information.
C’est une solution logicielle qui vient vous accompagner dans votre métier. Cumulant toutes les données liées à votre entreprise (Vos clients, fournisseurs, produits, stocks, etc.), elle vous aide à structurer, à centraliser l’information, à l’analyser et optimiser vos coûts, vos achats et votre rentabilité. C’est avant tout un outil qui s’insère dans l’intégralité de vos processus opérationnels, à tous les niveaux : gestion des approvisionnements, gestion des stocks, des commandes, des tarifs, de la chaîne logistique, comptabilité, e-commerce, reporting, etc.
Un ERP métier, comme son nom l’indique, a pour spécificité d’être entièrement conçu pour correspondre à votre secteur d’activité. Il évolue en fonction de votre métier et vous apporte des solutions indispensables pour un fonctionnement optimal de votre entreprise.
Quels sont les critères définissant le coût de votre ERP métier ? 📝
La mise en place et la maintenance d’un ERP impactent les dépenses de votre entreprise. Il est bon de les connaître pour avoir conscience du budget demandé pour cet outil de gestion.
1. Couverture fonctionnelle
Comme évoqué en introduction, l’ERP a une large couverture fonctionnelle. Selon la couverture choisie (comptabilité, gestion commerciale, CRM, etc.), vos besoins et vos demandes sur les différentes fonctionnalités proposées, le coût de votre ERP métier varie.
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2. Mode de commercialisation
Là où il y a quelques années, une entreprise pouvait faire l’acquisition d’un logiciel, aujourd’hui la tendance est à la souscription d’un abonnement. La majorité des éditeurs et des intégrateurs proposent leurs logiciels sous forme de loyer mensuel. Ce mode de commercialisation a pour avantage de limiter l’impact financier pour l’entreprise en lissant l’investissement sous la forme d’une charge mensuelle tout en intégrant généralement le service support, la maintenance et les mises à jour logicielles. L’entreprise n’a plus à faire l’acquisition du logiciel dès la mise en place, ce qui représentait un coût non négligeable. Par ailleurs, le coût du logiciel est souvent lié au nombre d’utilisateurs. Il est facturé sous forme de loyer, à l’utilisateur et par mois.
3. Cloud, Saas, On-premise ☁
Le choix de l’infrastructure matérielle qui accueille l’ERP conditionne également le coût de la solution.
Est-ce que le logiciel est installé sur une infrastructure matérielle (serveur) sur le site de l’entreprise ? Ou est-il hébergé par l’intégrateur ou l’éditeur qui fournit le logiciel ?
Le serveur implique un coût de maintenance matérielle, la nécessité d’upgrader si la société grandit, parfois la mise en place de serveurs virtuels pour optimiser l’espace. Si vous optez pour cette alternative, il est bon de le prévoir dans le cadre de l’évolution de la taille de l’entreprise.
Dans le cadre d’une option Cloud ou SaaS, le coût de l’ERP métier n’est pas le même. Le logiciel est hébergé à l’extérieur de l’entreprise. Les données sont sécurisées et accessibles à distance. Cette option permet de s’affranchir des upgrades techniques (hardware et software), car le prestataire qui propose ce service se charge de toute cette partie, en toute transparence. Le coût de votre ERP métier avec ce service est, en général, intégré dans le loyer mensuel de la licence logicielle.
4. Coût de mise en place 💸
Lors de la mise en place d’un ERP, il faut prendre en compte l’enveloppe de prestations incluant en général :
- L’audit avant démarrage,
- Le paramétrage du logiciel,
- Les éventuelles adaptations (développements spécifiques),
- L’installation matérielle, si l’entreprise à opter pour la mise en place d’un serveur sur site.
Parfois la mise en place d’autres matériels de types postes de travail, scan à code-barre, imprimantes, etc. En effet, un projet de changement d’ERP est souvent le moment de renouveler un matériel devenu obsolète.
5. Coût de la formation des utilisateurs 👨🏫
Dans le coût de votre ERP métier, il faut tenir compte aussi de la formation des utilisateurs. Le temps de formation dépendra d’une part de la couverture fonctionnelle de votre ERP, d’autre part du plan de formation qui aura été décidé. Il y a 2 manières de faire :
- Soit un chef de projet de votre éditeur ou intégrateur va se charger de former l’ensemble de vos collaborateurs. Il tiendra compte de leurs besoins : les vendeurs seront formés sur les fonctionnalités liées à la vente, le comptable sur la comptabilité, etc.
- Certaines entreprises décident de former quelques personnes uniquement. On les nomme les utilisateurs référents : ce sont eux qui seront en charge de former l’ensemble des utilisateurs par la suite via un transfert de compétences ciblé. Cette option permet de réduire les coûts de formation tout en facilitant le changement car les référents maîtrisent à la fois les nouvelles pratiques et la solution en place ce qui facilite la transposition des procédures.
De plus, il ne faut pas oublier le coût de formation inhérent aux mises à jour de votre logiciel qui apportent un lot de nouveautés chaque année. Selon votre niveau de prise en charge, le coût de ces formations peut être pris en charge par votre OPCO.
6. Évolution du logiciel 📈
Toutes les mises à jour ne sont pas payantes, mais certaines impactent votre entreprise. Ainsi, vous devez prendre en compte dans le coût de l’ERP métier les évolutions de l’infrastructure matérielle et logicielle. La couverture fonctionnelle à la mise en place d’un ERP évolue forcément avec l’entreprise. L’entreprise grandit, la couverture fonctionnelle aussi, des embauches donnent lieu à la souscription de nouvelles licences, la mise en place de nouveaux canaux tels qu’un site e-commerce, la mise en place de nouveaux logiciels spécifiques à connecter à l’ERP.
Conclusion
Il est capital d’étudier toutes les offres des éditeurs, pour limiter les coûts de votre ERP métier sur votre chiffre d’affaires. Réalisez un comparatif tarifaire auprès des différents prestataires pour choisir votre ERP. En général, les tarifs sont composés de :
- Les licences (le logiciel)
- Le plan Projet (reprise de données, déploiement, suivi, formation)
- La maintenance
De nos jours, la plupart des ERP, ou logiciel quels qu’ils soient, sont vendus sous forme de licence utilisateur, facturée mensuellement. Certains éditeurs intègrent de base la maintenance, d’autres la dissocient. Demandez toujours ce que comprend le prix. Idem pour les mises à jour logiciel qui interviennent tous les 1 ou 2 ans, certains prestataires font payer les mises à jour, d’autres les intègrent directement dans le prix de leur maintenance. Privilégier le tout-en-un limitera les surprises lorsque vous recevrez la facture.
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