Avec les pénuries de matériaux qui perdurent, constituer un stock au plus juste devient un enjeu de taille pour les négoces de matériaux. Rotation des stocks, commandes clients, délais de livraison fournisseurs… Le réapprovisionnement dépend de multiples facteurs déterminants, qu’il faut absolument prendre en compte pour prendre les bonnes décisions. Face aux difficultés, pourquoi ne pas miser sur un logiciel de préconisation de commande ? De quoi parle-t-on, comment ça fonctionne et comment la mettre en place… Réponses dans cet article.
1. La préconisation de commandes : un incontournable
La préconisation de commandes ou proposition de commandes est une fonctionnalité intégrée à votre logiciel d’aide au réapprovisionnement ou votre ERP négoce de matériaux. Elle pioche ses sources dans votre référentiel articles, vos niveaux de stocks, vos commandes clients, vos fournisseurs référencés et vos habitudes d’achats, pour déterminer les bonnes quantités de produits à stocker et à commander. La préconisation de commandes tient compte de plusieurs notions économiques et des spécificités de votre activité pour vous aider au réassort.
Ses avantages en termes de productivité et de performance sont indéniables :
- Plus qu’un simple outil de gestion de stock, la préconisation de commandes aide le dirigeant du négoce de matériaux à parvenir à un stock équilibré ;
- Elle permet un gain de temps conséquent dans les calculs : fonction essentielle de la gestion des stock de votre ERP, la fonction de proposition de commandes se base sur un ensemble de données, les analyse et propose en automatique les réapprovisionnements nécessaires. Proposition qui peut être ajustée manuellement si nécessaire.
- La préconisation de commandes facilite l’anticipation, notamment face aux pénuries de matériaux, garantissant la disponibilité des produits au moment voulu par les clients, favorisant ainsi la fidélisation et sécurisant les ventes.
2. Le fonctionnement de la préconisation de commandes
Afin de vous aider à prendre les bonnes décisions dans le réapprovisionnement, la fonction de proposition de commandes se base sur un ensemble de critères précis et actualisés. Si l’objectif est bel et bien d’arriver à un stock au plus juste, les calculs se basent sur plusieurs données collectées par votre logiciel négoce de matériaux :
- Les informations produits et la rotation des stocks : quantités écoulées, évolution des tarifs de vente, historique de commandes sur un temps donné…
- Le classement ABC produits et fournisseurs, qui permet de prioriser les achats et d’ajuster les quantités
- Le calcul automatique des stocks minimum et maximum
- Les délais d’approvisionnement fournisseurs
- La Moyenne des Consommations Mensuelles (ou MCM) avec des recommandations alignées sur les mois précédents
- Le conditionnement des produits
- Les commandes clients en cours
- Les besoins et disponibilités au travers du réseau (si une marchandise est disponible dans un autre dépôt par exemple)
- Les ventes exceptionnelles : si 1 client a passé commande d’un produit en 500 exemplaires alors que tous les autres commandent habituellement 1 ou 2 exemplaires, la fonction ignore les 500 pour délivrer un calcul plus réaliste
- Les frais de livraison et franco de port
- L’atteinte de Bonification de Fin d’Année (ou BFA), qui permet d’obtenir des remises en fonction d’achats par palier
La raison d’être de la fonction de préconisation de commandes étant d’apporter une aide au réapprovisionnement, il est essentiel de pouvoir faire des “essais” pour procéder de la bonne manière. Chez DL Négoce, notre logiciel Open pro intègre dorénavant un mode simulation : il vous permet de ne pas vous engager tout de suite, d’atteindre les francos de port et les minimums en conditionnement d’achat, pour évaluer vos frais et vos niveaux de stock.
3. Nos conseils pour un fonctionnement performant
Cruciale pour une gestion de stock optimale, la proposition de commandes (ou préconisation de commandes) n’est efficace que si elle repose sur des bases solides. Au-delà de la data précise dont elle a besoin pour délivrer des préconisations en phase avec la réalité, voici quelques conseils pour un fonctionnement performant :
- Soignez votre gestion de stock : c’est l’impératif principal pour la bonne mise en place de la préconisation de commandes. Vos données de gestion de stock vont de fait nourrir les recommandations et simulations de la fonction de proposition de commandes. Assurez-vous de mettre à jour votre référentiel produit, de renseigner vos quantités maximum et minimum etc.
- Référencez correctement les conditions fournisseurs : sans la connaissance de critères spécifiques, la préconisation de commandes peut se retrouver hors des clous. En enrichissant votre ERP Négoce, vous favorisez une analyse plus fine de la fonctionnalité.
- Prenez le temps de vous former à la maîtrise de la fonctionnalité. Au sein d’un écosystème métier et ergonomique, une formation de quelques heures ne pourra qu’ être bénéfique pour plus de performance !
Ce qu’il faut retenir de la préconisation de commandes pour bien gérer vos stocks en négoce de matériaux :
- Opérez sur un système centralisé, qui rassemble toutes vos données articles, commandes, clients et fournisseurs, et une fonction conçue pour vous aider à prendre les bonnes décisions et atteindre un stock équilibré ;
- Pour des préconisations au plus près de la réalité de votre activité, la fonction de proposition de commandes doit se baser sur un ensemble de facteurs déterminants : ventes, historiques, conditionnement, délais, classement ABC, francos de port, BFA…
- Pour en faire un outil efficace, la préconisation de commandes doit se baser sur une gestion de stock rigoureuse et un ERP enrichi quotidiennement par vos données métiers (référentiel article, conditions fournisseurs…).
