D’ici à 2024, le marché de la dématérialisation des documents atteindra les 9,5 milliards d’euros, avec une prévision de croissance annuelle de 5,3%. Face aux enjeux de transformation digitale et confrontés aux obligations réglementaires, les négociants en matériaux ont tout intérêt à anticiper au plus vite ce changement de paradigme pour bénéficier de l’automatisation des process et rester compétitifs. On a fait le point sur la dématérialisation des factures avec Odile Silva Di Mascio, Chef de Marché chez Quadient, partenaire de DL Négoce.
Quelles sont les premières échéances auxquelles les négociants en matériaux doivent se préparer ?
La facture électronique obligatoire devait au départ entrer en vigueur au 1er janvier 2023. Suite à une ordonnance validée par le Conseil des ministres, cette date a été repoussée au 1er juillet 2024, accordant un délai supplémentaire de mise en conformité aux entreprises.
Le calendrier a donc été revu dans sa globalité, avec les dates suivantes :
- 1er juillet 2024 : obligation de réception des factures dématérialisées pour toutes les entreprises assujetties à la TVA
- 1er juillet 2024 : obligation de transmission pour les grandes entreprises (GE)
- 1er janvier 2025 : obligation de transmission pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
1er janvier 2026 : obligation de transmission pour les petites et moyennes entreprises (PME)
C’est plutôt du côté des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) qu’il faut regarder pour la prochaine échéance : le début des immatriculations est fixé à septembre 2023.
Et c’est bon à savoir : Quadient candidate pour devenir une de ces plateformes partenaires, assurant à ses utilisateurs des fonctionnalités en conformité avec les nouvelles réglementations.
Justement, quelles sont ces réglementations dictées par le Projet de Loi de Finances ?
Le projet de Loi de finances poursuit quatre objectifs :
- La réduction du temps de traitement des factures pour simplifier la vie des entreprises et renforcer leur compétitivité
- La facilitation des obligations déclaratives en matière de TVA
- L’amélioration de la détection des fraudes
- Une meilleure connaissance de la conjoncture économique pour le gouvernement avec des données en temps réel sur l’activité des entreprises
Pour cela, la loi de finances oblige les acteurs à dématérialiser leurs factures dans les relations B to B. Les entreprises devront ainsi émettre, transmettre et recevoir des factures électroniques dans des formats de données structurées.
Comment le gouvernement peut-il affiner sa connaissance en temps réel de l’activité des entreprises ?
C’est le second volet de la loi de finances, qu’on appelle le “e-reporting”. Suivant le même calendrier d’échéances que le volet “e-invoicing”, il s’agit de la transmission vers les administrations d’informations relatives aux opérations commerciales, hors factures électroniques. Cela va donc concerner les opérations de vente et les prestations de service à destination des particuliers, ainsi que les transactions établies à l’étranger, regroupant ainsi toutes les données d’une clientèle mixte B to B et B to C.
Au-delà de l’objectif officiel de visibilité sur la trésorerie et sur l’activité globale des entreprises, il y a un réel enjeu de lutte contre la fraude pour le gouvernement.
D’où les sanctions financières déjà établies…
Effectivement, les sanctions sont très claires pour les entreprises qui ne seraient pas en conformité avec ces nouvelles obligations, dès juillet 2024 :
- Pour l’e-invoicing : 15,00 € par facture, dans la limite de 15 000,00 € par entreprise
- Pour l’e-reporting : 250,00 € par transmission, avec une limite de 15 000,00 € par année calendaire
Mais au-delà des pénalités financières, les négoces de matériaux qui n’appliquent pas ces réglementations s’exposeront à une récurrence de contrôles fiscaux et à des impacts négatifs sur la trésorerie : en cas de facture rejetée car non conforme, c’est le délai de paiement qui s’allonge.
Comment les négociants en matériaux peuvent-ils anticiper le changement ?
D’après une étude OpinionWay pour Quadient réalisée en 2022, le recours à la facturation électronique est une réalité pour la majorité des entreprises : 76% déclarent l’avoir mise en place aujourd’hui, pour leurs clients et/ou fournisseurs. Cela étant dit, dans la majorité des cas et contrairement aux futures obligations de la loi de finances, la facturation électronique prend la forme de simples PDF (65%). Les portails de dématérialisation ou les EDI sont utilisés dans une moindre mesure (respectivement 29% et 31%).
Les entreprises doivent absolument prendre conscience de la nécessité d’anticiper le calendrier et la transformation digitale. Face à un marché en constante évolution, il est crucial de se reposer sur des partenaires – et notamment des éditeurs logiciels – qui sont en veille et mettent à jour leurs outils pour qu’ils restent conformes. On peut citer l’exemple de l’exigibilité de la mention TVA sur les factures d’acompte émises, qui va entrer en vigueur en janvier 2023.
En choisissant le bon outil logiciel dès maintenant, les négociants en matériaux peuvent préparer cette évolution, sans subir de chamboulement dommageable pour leur entreprise. Les fonctionnalités nécessaires seront modifiées par l’éditeur sans bouleverser les utilisateurs et la continuité de l’activité.
