Selon le baromètre Generix Group 2020*, «76% des entreprises sont équipées d’une ou plusieurs solutions de facture électronique», mais seulement «52% en sont équipées à cause des obligations réglementaires ». La loi Finances 2020 oblige les entreprises à accélérer leur transformation digitale. DL Négoce fait le point auprès de son partenaire et expert Quadient, quant au calendrier et aux modalités liées à la dématérialisation des factures en France, obligatoire d’ici 2025.
2017 : Début de la facturation électronique obligatoire pour les fournisseurs de l’État
Depuis le 1er janvier 2017, l’Etat impose aux entreprises fournisseurs de transmettre des factures au format électronique, via le portail en ligne Chorus Pro. Cette obligation a été mise en place selon un calendrier précis et selon la taille de l’entreprise :
- 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises et les personnes publiques
- au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire
- au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises
- au 1er janvier 2020 : pour les micro-entreprises
En janvier 2020, le respect du calendrier par les entreprises a permis d’amener une nouvelle étape : le projet de loi Finances 2020.
2025 : Généralisation de l’obligation pour les entreprises privées
L’article 153 du projet de loi de finances 2020 (PLF 2020) prévoit la dématérialisation des factures d’ici 2023, au plus tard pour 2025 au sein des entreprises. Ce projet de loi Finances 2020 s’inscrit dans la volonté du gouvernement de lutter contre la fraude à la TVA, ainsi que d’uniformiser et moderniser le fonctionnement interne des entreprises.
Ce sont entre 2 et 3 milliards de factures inter-entreprises qui devront être dématérialisées à horizon 2025.
📆 Un calendrier qui reste à établir
Les années à venir seront décisives dans la nouvelle organisation des entreprises.
En 2021, des groupes de travail se mobilisent pour assurer le contrôle, le suivi informatique, l’analyse des données exigées sur les factures, les certifications, etc. Dès 2022, des ateliers de concertations et dispositifs seront mis à disposition des entreprises pour leur transition vers la dématérialisation des factures.
Toutes les entreprises auront pour obligation dès le 1er janvier 2023 d’accepter la réception d’e-factures, suivis des ETI en 2024 et des TPE-PME en 2025.
Un calendrier est établi et reste à confirmer :
- 2023 pour les Grandes Entreprises
- 2024 pour les ETI (Entreprises de taille intermédiaire)
- 2025 pour TPE/PME (Très petites, petites et moyennes entreprises)
🔎État des lieux par Quadient
Trois décennies après son apparition, la facture électronique est appelée à devenir le nouveau standard. Plusieurs facteurs agissent en ce sens et là où l’adopter était hier synonyme d’innovation et d’avantage concurrentiel, s’y convertir aujourd’hui revient à se mettre en conformité.
En 2017, si les trois quarts des entreprises déclaraient utiliser la facture électronique selon une étude CXP/GS1 France 1, seulement 15% des factures échangées en France étaient dématérialisées. La faute à une appréhension dans la mise en place de ce type de projet, en raison par exemple d’une volumétrie de factures jugée trop faible par les DAF pour justifier une automatisation du processus.
En toile de fond, c’est la crainte de devoir remettre en cause des méthodes existantes qui ralentit le développement de la facturation électronique.
A ce jour, la transition numérique doit être perçue comme une réelle plus-value auprès des entreprises. La dématérialisation des factures est source :
- D’une meilleure production en mettant fin à des tâches chronophages,
- Limite les erreurs humaines lors de la transmission des factures (erreur de saisie, perte, etc.)
- Permet d’assurer un pilotage de la trésorerie d’une grande précision au jour J,
- Implante une circulation plus fluide lors des délais de paiement, pour de meilleures relations clients, etc.
Entre autres, l’expert Quadient nous précise que la facturation électronique est facteur : d’une “réduction du temps de traitement des factures (jusqu’à 42%)”, ainsi que de “59% d’économie versus facture papier soit 6.60€ en moins/facture”, pour une “réduction de 30% des délais de règlement”.
Comment mettre en place un système d’e-facturation efficace ?
Quadient vous propose 6 grandes étapes à suivre pour mettre en place un système de dématérialisation des factures dans votre entreprise :
- Auditer l’existant
Identifier sans attendre les facteurs de réussite et les freins dans votre dématérialisation des factures. Vous n’avez pas le choix d’être à jour le plus tôt possible ! Consultez des experts et prestataires experts pour définir le type de facture, le volume et les nouveaux process à planifier sans délai.
La phase d’Audit doit aussi être l’occasion de faire l’inventaire du processus actuel et des ressources disponibles.
Pour assurer les aboutissants de votre projet, désignez un Chef de projet ou un pilote qui gère la mise en place et tenue d’un planning dédié.
2. Définir vos besoins
Il est temps d’impliquer vos collaborateurs dans la construction du nouveau système de facturation client. A vous de définir la stratégie à mener, en définissant en équipe vos besoins et vos objectifs : délais de paiement, quel volume de la facture, si vous préférez une solution ERP, etc.
3. Un CRM ou un ERP qualifié
Votre transition vers la dématérialisation des factures passe par la connaissance des besoins de vos clients. Vous définissez en équipe le modèle de facturation le plus adapté selon leurs attentes : email, télétransmission, newsletter, etc.
4. Un processus de facturation adapté
A ce stade, vous devez définir quel mode de facturation électronique est adapté à votre entreprise et à votre clientèle. C’est le moment idéal pour mettre en place un planning de développement et un autre de mise en œuvre partagé aux équipes internes, à votre prestataire ERP, etc. Le Chef de projet s’assure du respect des deadlines via un planning cadencé.
Cette étape décisive peut être accompagnée d’une réunion quotidienne avec chaque acteur du projet. C’est une manière de le dynamiser, ainsi que de motiver les équipes à travailler de concert.
5. Une phase de tests avant la mise en production
Vous avez établi votre cahier des charges : il ne vous reste plus qu’à établir quelle solution correspond à votre entreprise. Validez auprès de vos équipes et interrogez vos clients à chaque étape du process par ce pilote qui va servir de réel laboratoire expérimental, auprès d’un client ou d’une catégorie de clients.
Quadient vous encourage à opter pour une solution en mode SaaS, qui coordonne l’ensemble des acteurs entre eux, des collaborateurs aux clients.
6. Communication et formation
Réussir sa transition numérique passe par une excellente communication des outils choisis ! Rassurez, informez et expliquez vos choix à vos clients sur tous les aspects positifs du projet : système plus agile et réactif, intuitivité d’utilisation, etc.
La communication et la formation sont les leviers importants pour accompagner ce changement.
✍ À retenir
L’arrivée de la loi Finances 2020 va durablement changer le système de facturation des entreprises. Ainsi, de nombreuses entreprises ont déjà pris le train en marche, souhaitant moderniser leur processus et profiter de tous les avantages de la dématérialisation et respectant du même coup les directives de Chorus Pro. La digitalisation des entreprises devient un réel besoin à mettre en place le plus tôt possible, non seulement pour respecter les directives du gouvernement, mais aussi pour être en phase avec la modernisation de notre société actuelle.
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Quadient est spécialiste des relations omnicanales auprès des entreprises depuis plus de 10 ans. Entreprise mondiale (Amérique du Nord, France/Benelux, DACHIT, UK/Irlande), Quadient est officiellement nommée depuis 2021 par IDC comme leader BPA Finance. L’entreprise regroupe plus de 5 600 collaborateurs, 4000 clients et 30 000 utilisateurs satisfaits en France.
Depuis 2017, DL Négoce et Quadient travaillent en étroite collaboration pour développer des solutions ERP auprès des clients DL Négoce.
* Baromètre Generix Group 2020, 2e édition, « Quelles sont les tendances 2020 de la dématérialisation de factures ? », page 3.
** rapport de la DGFiP, « La TVA à l’ère du digital en France », 10/2020.
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