La mise en place d’un outil de mobilité dans le dépôt s’accompagne de nombreux enjeux. s’il doit vous apporter rapidité d’exécution et gain de temps, une mauvaise installation peut s’avérer contre-productive. DL Négoce vous guide en 4 étapes et vous donne quelques conseils pour vous lancer pas à pas.
1. Audit de l’existant
La mise en place d’une solution de mobilité au sein de votre dépôt commence par un état des lieux de l’existant. Votre organisation, votre base de données et l’ensemble des processus déjà en place, doivent être analysés.
Pour être en mesure de réaliser cet état des lieux général, posez-vous les questions suivantes :
Quelles sont vos problématiques ? Quels sont vos points de douleurs ?
À ce jour, votre négoce de matériaux peut souffrir d’un manque d’organisation, de process trop complexes, ou de manque de process tout simplement. C’est très souvent le cas quand l’entreprise a grandi mais que les process sont restés inchangés.
Vous devez identifier et cibler rapidement, avec vos équipes, quels sont les freins, responsables du ralentissement de vos performances.
Par exemple :
- Nombreuses erreurs de saisie
- Problème d’étiquetage des produits, erreurs de prix trop fréquentes
- Perte de temps à rechercher et à re-saisir l’information manuellement
- Problème de justesse des entrées en stock
- Service client dégradé lié au problème de stock ou erreur sur les commandes
- Difficulté à localiser la marchandise dans le dépôt (perte de temps)
- Mauvaise gestion des stocks : Sur stockage ou rupture de stock
- Manque de fluidité dans le cadre de cession de marchandise entre vos différents dépôts
- Personnel pas autonome souvent dû à un turnover fréquent
- Processus du traitement des réceptions et des commandes fournisseurs trop lourd
- Inventaire de fin d’année trop long, trop fastidieux et trop coûteux en temps et en main d’œuvre, etc.
Quels sont les axes d’améliorations à envisager ? 👍
Vous avez déterminé vos points faibles : il est temps de prendre le contrepied et de songer à les changer en points forts ! La mise en place d’un logiciel de mobilité pour gérer l’activité de votre dépôt, s’accompagne d’une analyse de votre organisation actuelle.
Est-ce que vos équipes sont opérationnelles et autonomes chaque jour ? Est-ce que vos équipes et collaborateurs accèdent à l’information dont ils ont besoin pour faire leur travail ou sont-ils obligés de solliciter des collègues. Est-ce que l’information est à jour, fiable ?
Maintenant que vous avez identifié vos points de douleurs et les processus défaillants, vous êtes en mesure de prendre des décisions pour améliorer votre organisation, d’énoncer clairement vos besoins et ainsi choisir l’outil de mobilité qui conviendra le mieux à votre dépôt.
2. Se fixer des priorités 🎯
La mise en place d’un logiciel de mobilité pour optimiser la gestion de votre dépôt est souvent l’occasion de revoir les process ou d’en mettre en place. L’outil de mobilité vient structurer les opérations et optimiser la gestion du dépôt de manière générale.
Mais attention, vous n’êtes pas obligé de tout chambouler en même temps. On sait que la mise en place d’un tel outil est structurant pour votre organisation et a un impact fort sur la manière de travailler de vos salariés. Nouveaux process, nouveau logiciel, … Mettre en place un nouvel outil nécessite l’adhésion de vos équipes.
Chaque chose en son temps !
Beaucoup de négociants de matériaux commencent par utiliser ce genre d’outil pour optimiser les inventaires. En effet, de l’inventaire découle beaucoup de choses et beaucoup d’erreurs, il n’est donc pas surprenant que ce point soit traité en premier.
L’outil de mobilité dépôt permet, notamment, de mettre en place ce que l’on appelle des inventaires tournants informatisés, tout au long de l’année, ce qui allège de manière considérable la charge de travail de l’inventaire de fin d’année, souvent appréhendé (organisation lourde, parfois fermeture plusieurs jours, embauche de personnel qui ne connaît pas l’organisation de l’entreprise, …).
Viennent ensuite l’étiquetage des produits (gencodage), toute la partie liée au réapprovisionnement, les préconisations de commandes pour avoir un stock au plus près de vos besoins et enfin la partie réception, localisation de la marchandise et la préparation des commandes.
Vous l’aurez compris, en vue d’une intégration réussie de votre solution de mobilité dépôt, celle-ci doit être faite de manière graduelle. Il est conseillé de changer vos méthodes et process petit à petit. Vos équipes et collaborateurs doivent être formées aux nouveaux process, appréhender la solution de mobilité et développer de nouveaux automatismes.
Bien sûr, le prestataire que vous aurez choisi pour mettre en place votre logiciel de mobilité est là pour vous accompagner et vous conseiller dans la mise en place.
3. Choisir un outil adapté 💻
Une solution de mobilité fiable et connectée avec votre ERP
Votre outil de mobilité dans le dépôt doit impérativement être relié à une solution ERP. En effet, l’idée n’est pas de re-saisir les informations, ce serait contre-productif. Les deux outils ne doivent faire qu’un et disposer de toutes les informations de manière identique et en temps réel (produits, stocks, commandes, …)
Votre solution de mobilité doit être évolutive. En effet, si vous souhaitez mettre en place un logiciel de mobilité, pas à pas, afin d’assurer le succès de la mise en place, l’outil doit vous permettre de le faire. Donc disposer de toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin à court et moyen terme.
4. Possédez-vous le bon environnement technique ?
Le réseau wifi.
Une solution de mobilité au sein de votre dépôt implique la mise en place d’un réseau sans fil, un réseau wifi est donc nécessaire pour disposer d’un tel outil.
Une ou plusieurs bornes wifi installées à des points stratégiques de votre entrepôt, vous permettront d’avoir une couverture suffisante pour travailler en total mobilité.
Les terminaux portables.
Une solution de mobilité fonctionne sur des appareils mobiles de type terminal portable. Ce matériel peut être acheté à un prestataire spécialisé mais assurez-vous qu’il est compatible avec votre solution logicielle. Idéalement, il est préférable de faire l’acquisition du matériel auprès de votre éditeur de logiciel s’il vous le propose, cela vous assurera une parfaite compatibilité.
À retenir ! 💡
La mise en place d’un outil de mobilité est un projet à part entière et structurant pour l’entreprise. Il nécessite, une bonne tenue de stock, un étiquetage des produits, un environnement technique adéquat. Un audit de votre organisation et de vos outils est un bon début pour bien définir vos besoins et mettre en place pas à pas la solution de mobilité qui vous permettra d’optimiser la gestion de votre dépôt et d’avoir une parfaite adhésion de vos salariés, facteur de réussite dans ce genre de projet.
En savoir + sur la société DL Négoce !
